Päivitetty: 22.05.2018

Yrityksemme tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n edellyttämällä tavalla.
Tietosuojaselosteen sisältöä voidaan muuttaa julkaisemalla uusi versio verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti.

Rekisterinpitäjä:
KM-RRR Yhtiöt Oy
Y-tunnus: 1645501-8
Osoite: Virkamaankatu 7, 95420  TORNIO
Puhelin: 016-431 066, 040-5868 199

Rekisteriasioista vastaava henkilö:
Nimi: Janne Maunu
Sähköposti: janne.maunu@kmrrr.fi

Rekisterin nimi:
KM-RRR Yhtiöt Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste
Rekisterissä olevien tietojen säilytys perustuu joko sopimussuhteeseen yrityksemme kanssa, henkilöltä saatuun suostumukseen tietojen tallentamiseen tai yrityksemme oikeutettuun etuun kerätä tietoa liiketoimintamme edellytyksen kannalta.
Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan ja keräämme itse tiedot.
Säilytämme tietoja rekistereissä enintään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen, tai niin kauan kuin laki ja toimenpiteet edellyttävät. Henkilöllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä.

Henkilötietojen käyttötarkoitus
Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuteen tai muun asiallisen yhteyden suhteen hoitamiseen, analysointiin sekä markkinointiin.
Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme myös EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta:
  • Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.
  • Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.
  • Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen
  • Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä
  • Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää
  • Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna
Rekisterin tietosisältö (henkilötietolomakkeiden kentät)
  • Etu- ja sukunimi
  • Titteli
  • Yhteystiedot
  • Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, johon tyypillisesti kuuluu henkilön yksilöity nimi, mahdollisesti yhtiö sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.

Tietolähteet
Pääsääntöisesti henkilö- ja yritystietoja kerätään itse asiakkaalta, mutta apuna käytämme myös Suomen Asiakastieto Oy:n tuottamaa tietoa sekä Internetin erinäisiä avoimia lähteitä kuten asiakasyrityksen kotisivut, Kauppalehti.fi, YTJ.fi yms. yritysrekisterit.
Lisäksi liiketoimintaan liittyen esimerkiksi uusien asiakkaiden hankinnassa voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.
Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille – tämä käytännössä tarkoittaa oheista:
  • Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Näihin tallennettuna ovat vain nimi, yritys sekä sähköpostiosoite.
  • Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen CRM-työkalua, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten kokoukset ja muut aktiviteetit.
Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta osapuolille, jotka toimivat Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Tietoja luovutetaan palveluihin, jotka toimivat Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tiedon minimoinnin ja riskien vähentämisen periaatetta noudattaen. Käytämme Privacy Shield -järjestelmään liittyneitä yrityksiä.
 
Rekisterin suojaus
Rekisterin sisältämät tiedot on säilytetty Suomen Asiakastiedon GDPR-palvelussa, jossa ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Kaikista henkilötietojen käsittelytoimista kirjoitetaan lokitietoa, jolloin voimme tarkistaa, koska ja kuka henkilötietoa on käsitellyt.

Tarkastusoikeus
Henkilöillä on mahdollisuus tarkistaa omat tietonsa rekisteristä oheisen linkin kautta:
Palvelun kautta henkilöt voivat myös tehdä oikaisu- tai poistopyyntöjä rekisteristä sekä ladata omat tiedot sähköisessä muodossa siirrettäväksi toiseen rekisteriin. Palvelun käyttö edellyttää, että henkilöstä on tallennettu tietoihimme jokin seuraavista:
  • Matkapuhelinnumero
  • Sähköposti
Muissa tapauksissa pyydämme olemaan yhteydessä asiakaspalveluumme tai rekisterin yhteyshenkilöön.